Dicha operación requiere trabajar con extensas cantidades de ficheros y archivos, cosa que es más fácil de manejar en el espacio virtual. Para este fin se desarrollaron las salas de datos virtuales. Salas de datos virtuales han aparecido como solución a las necesidades de hacer operaciones de M&A (fusión y adquisición), que son un tipo de operaciones cuando se pasa el derecho de comprar la compañía o una de sus partes.
Es de extrema importancia cuidar que los archivos guardados no desaparezcan o lleguen a manos de unas terceras personas. La incomodidad de este caso es clara: se tiene que mandar un representante de la corporación a otra ciudad, hasta a un otro continente y pagarle el gasto del viaje. Por su parte, el vendedor debía alquilar un espacio para tener los documentos, ya que se trataba de miles de casos. Si se tenía hacer una copia de los documentos, se debía pedir acceso por escrito. En los años anteriores no había la posibilidad de revisar los archivos requeridos en la red, los clientes y socios potenciales debían hacer camino hasta la oficina de la empresa principal, que les posibilitaba el acceso a la información privada. Lo que era aún más complicado de guardar, era la privacidad, ya que los datos eran de fácil acceso.
Salas virtuales se desarrollaron como una respuesta eficaz a grandes demandas de las corporaciones. El acceso a una sala de datos permite el proceso de trabajo abierto con varias empresas compradoras, que sube las probabilidades de éxito en el mercado. La utilización de una sala de datos virtual gracias a sus capacidades supera otras herramientas en todos los digital data room conceptos significantes. Una sala de datos virtual es una plataforma web perfectamente organizada, que posibilita cumplir con privacidad de altos niveles y que dispone de muchos especialistas autorizados en el servicio de salas de datos. Los datos se encuentran bien ordenados según las categorias que se imponen. Como palabras clave en las salas de datos virtuales, podemos encontrar comodidad y seguridad. Ahora esta manera de trabajar con la documentación ya es cosa del pasado.
Los líderes del sector suelen proporcionaropciones personalizadas no sólo en lo que se refiere al dinero, pero también en las opciones, la funcionalidad, entrada, organización. Y, claro, en toda hora puede contar con la ayuda de un asistente autorizado para qualquier cuestión que puede aparecer. Los dos están muy unidos, porque cuando se comienza el trabajo con una sala virtual, los derechos de entrada se proporciona sólo a los trabajadores autorizados, que se puede cambiar o restringir, hasta documento por documento. El interfaz es bastante fácil de aprender, en 15 minutos ya estará preparado para utilizarlo. Se puede establecer restricción por horario o IP, algunos proveedores ofrecen hasta varios niveles de identificación, por lo que puede estar tranquilo de que sus documentos no llegarán a parar en manos no deseadas. Si se imagina a una sala de datos como algo serio y muy especializado, puede relajarse, ya que este instrumento virtual se adapta a los deseos del cliente.
De acuerdo con los datos de iDeals Solutions, las salas de datos virtuales se utilizan a menudo en las siguientes operaciones que requieren proteger la información confidencial:
Claro que puede seguir con una sala da datos tradicional, pero en el mundo industrial y globalizado la mejor opción será utilizar los últimos avances tecnológicos que garantizan comodidad, seguridad, soluciones personalizadas para los clientes y que facilitan de manera significante el manejo de información y trabajo con los datos más importantes.